Les champs obligatoires pour la facture électronique
01 02 2025 | Facture
La facturation électronique est en passe de se généraliser dans les différents pays européens. Après l’Italie, le Portugal, la Pologne et la Belgique, c’est au tour de la France et de l’Allemagne de déployer cette réforme avant 2028. Comme toute évolution réglementaire, cette transition s’accompagne d’une mise à jour des champs obligatoires à inclure dans les factures.
Les mentions déjà obligatoires sur toutes les factures
Le passage à la facture électronique ne signifie pas l’abandon des obligations légales déjà en vigueur pour les factures entre professionnels en France. Qu’elles soient papier, PDF simple ou électroniques structurées, les factures doivent obligatoirement comporter certaines mentions pour être conformes à la réglementation.
Selon l'article L441-9 du Code de commerce, les principales mentions obligatoires sont :
- Le nom et l'adresse des parties (vendeur et client)
- La date de la vente ou de la prestation de services
- La quantité et la dénomination précise des produits ou services
- Le prix unitaire hors taxes et les réductions éventuelles
- La date d'échéance du règlement et les pénalités en cas de retard
- L’adresse de facturation, si elle est différente de celle du client
- Le numéro du bon de commande, si applicable
Ces éléments sont essentiels pour garantir la validité juridique et comptable d’une facture.
Les nouvelles obligations liées à la facture électronique
Avec la facturation électronique, de nouvelles informations obligatoires doivent être ajoutées, conformément au décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. Dès lors qu’une facture est électronique (et au plus tard à compter du 1er septembre 2026), elle devra inclure :
- Le numéro SIREN du client
- L'adresse de livraison des biens, si différente de l'adresse de facturation
- La nature des opérations facturées (livraisons de biens, prestations de services ou un mix des deux)
- L’option de paiement de la TVA sur les débits, si applicable
Ces nouvelles obligations visent à harmoniser la facturation et à faciliter le traitement automatisé des factures.
Comment mettre à jour ses factures ?
Mise à jour de la version PDF/imprimée
L’ajout des nouvelles mentions sur le visuel PDF ou imprimé d’une facture est relativement simple. Par exemple :
- Le numéro SIREN du client pourra être placé juste en dessous de son adresse de facturation.
- La nature des opérations facturées (biens, services ou mixte) pourra être indiquée en bas de la facture ou sous forme de filigrane.
La mise à jour du visuel d’une facture traditionnelle reste souple et dépend des choix de présentation de chaque entreprise.
Mise à jour de la facture électronique structurée (XML)
L’intégration des nouvelles informations réglementaires dans le fichier XML structuré doit suivre les règles du standard européen.
Par exemple, pour le numéro SIREN de l’entreprise émettrice, celui-ci doit être renseigné dans une balise ram:ID, sous la section SpecifiedLegalOrganization, elle-même incluse dans la section SellerTradeParty.
Le format XML correspondant sera :
<ram:ID schemeID="FR">123456789</ram:ID>Ce type de structuration garantit une interopérabilité optimale entre les différents logiciels de gestion et les plateformes de facturation électronique.
L’adoption de la facture électronique s’accompagne d’une mise à jour des mentions obligatoires, avec des exigences spécifiques pour les fichiers structurés XML. Bien que l’ajout de ces informations soit relativement simple sur un PDF, leur intégration dans un format électronique normalisé nécessite une conformité aux standards européens. Les entreprises doivent donc adapter leurs outils de facturation dès maintenant pour anticiper cette transition avant 2026.